E-Rechnung · Fehlercode erklärt

Fehler NUR-PDF: Wir bitten Sie, uns Rechnungen künftig als E-Rechnung zu senden (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931). Ab 2028 ist das für alle Pflicht.

Reine PDF ohne Rechnungsdaten. Ab 01.01.2027 nur noch zulässig, wenn der Rechnungssteller im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte; ab 01.01.2028 gar nicht mehr.

Auf einen Blick

NUR-PDF

Gelb: Mangel, Rechnung meist verwertbar

Reine PDF ohne Rechnungsdaten. Ab 01.01.2027 nur noch zulässig, wenn der Rechnungssteller im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte; ab 01.01.2028 gar nicht mehr.

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So behebst du den Fehler in deiner Rechnungssoftware

Wähle deine Software. Die Schritte zeigen, wo du die Angabe einträgst oder einstellst.

E-Rechnung als Format einstellen (ZUGFeRD EN 16931 oder XRechnung) und so versenden

Im Programm geprüft am 08.11.2026.

Für Kunden, die immer E-Rechnungen bekommen: „Kontakte“ → Kunden öffnen → Schalter „E-Rechnung Standard“ einschalten. Im Reiter „Kontaktdetails“ die E-Mail-Adresse eintragen.
In der Rechnung oben den Schalter „E-Rechnung“ einschalten (blau = an). Unter „Empfänger“ ist dann das Feld „E-Mail-Adresse“ Pflicht.
Ist „Versenden / Drucken / Herunterladen“ grau, mit der Maus darauf zeigen: sevdesk listet, was für die E-Rechnung noch fehlt (z. B. Telefonnummer, IBAN, BIC).
„Versenden / Drucken / Herunterladen“ klicken. Oben rechts muss grün „E-Rechnung geprüft“ stehen.
Für ZUGFeRD (PDF mit XML): „Als E-Mail versenden“ → „Per E-Mail versenden“ oder „Herunterladen“. Für eine XRechnung (reines XML, z. B. für Behörden-Portale): „Nur XML senden“ oder „XML herunterladen“.
Ist der E-Mail-Versand grau („E-Mail-Versand nicht aktiviert“), zuerst die Bestätigungs-Mail von sevdesk an deine eigene E-Mail-Adresse bestätigen.
Die Rechnung nicht mit ausgeschaltetem Schalter „E-Rechnung“ als normales PDF herunterladen und selbst verschicken.

Quelle: intercom.help · Stand 08.11.2026

Danach eine neue Rechnung erstellen und mit der Grünlicht Ampel prüfen. Alle typischen Fälle deiner Software auf einmal testet der Grünlicht Prüfstand.

Was jetzt zu tun ist

Sie haben diese Rechnung bekommen

Bitten Sie den Rechnungssteller um eine korrigierte E-Rechnung. Diesen Satz können Sie übernehmen:

„Wir bitten Sie, uns Rechnungen künftig als E-Rechnung zu senden (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931). Ab 2028 ist das für alle Pflicht.“

Die Grünlicht Ampel prüft jede Rechnung in Sekunden und schreibt die Mail an den Lieferanten für Sie vor.

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Es ist Ihre eigene Rechnung

Der Fehler sitzt fast immer in einer Einstellung der Rechnungssoftware. Ohne Änderung kommt er bei jeder weiteren Rechnung wieder.

Der Grünlicht Prüfstand testet Ihre Software mit 8 typischen Fällen (Korrektur, Gutschrift, Abschlag, Rabatt, § 13b, Behörde) und sagt Ihnen, was Sie ändern müssen. Nachtests 30 Tage inklusive.

199 €, einmalig (kein Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG)